Wiele małych i dużych firm boryka się z problemem niewydajności. Pracownicy i właściciele wkładają w biznes dużo czasu a rezultaty pozostają mierne.
W skali pojedynczej firmy może się to skończyć marna wydajnością, ogólnym niskim morale pracowników i właściciela. Na większa skalę, gospodarki państw tracą olbrzymie pieniądze z powodu niskiej produktywności.
W tym wpisie, skupimy się wyłącznie na produktywności w malej firmie. Zaczniemy od samych podstaw technik i narzędzi produktywności. Jak mówi przysłowie;
naucz się chodzić zanim zaczniesz biegać
Ustal cele.
jak nie planujesz, to planujesz porażkę
powiedział pewien słynny człowiek.
I jest w tym wiele prawdy. Jeśli nie ustalimy celów i nie mamy sprecyzowanych planów w naszym biznesie, to ciężko będzie nam cokolwiek osiągnąć, a tym bardziej poprawić produktywność w malej firmie. Będziemy jak statek starający się dotrzeć do portu bez ustawionego kursu.
Da się tak pracować ? Pewnie że się da, miliony ludzi tak pracują, wchodzą do biura włączają komputer i gapią się w ekran przez 8 godzin albo sprawdzają mejla. Niestety produktywność takiej pracy jest bardzo mała. Dlatego ważne jest by wszyscy w firmie mieli plan, zgodnie z którym pracują.
Ważne jest aby cele były ustawione na:
Właściciel firmy powinien też mieć dokładnie określone cele na kwartał jak i na cały rok. Nie muszą one być tak detaliczne jak dniowa i tygodniowa lista zadań ale powinny zawierać ogólne cele; np. zdobycie 3 nowych klientów w następnym kwartale, zwiększenie obrotów firmy o 10% w przeciągu najbliższych 12 miesięcy itp.
Lista zadań – najlepsze narzędzie produktywności.
Jeśli chodzi o produktywność w małej firmie, to najlepszymi narzędziami najczęściej są te najprostsze.
Tak jest też z listą zadań. Lista zadań, czy tak zwany ‘to-do list’ to po prostu lista na której mamy zapisane cele / zadania do wykonania w danym dniu, tygodniu itd.
Istnieje wiele aplikacji mobilnych z takimi listami, osobiście jednak preferujemy stary jak świat i wypróbowany sposób notesu i ołówka. Bez względu na to czy zdecydujesz się na użycie notesu czy też aplikacji na telefon to ważne jest aby lista ta była dostępna kiedy jej potrzebujemy. Innymi słowy nasza lista zadań musi być zawsze pod ręka.
Jak więc wygląda efektywna lista zadań?
Lista zadań do wykonania jest realistyczna.
Lepiej zaplanować trzy zadania i wykonać wszystkie trzy niż zaplanować 15 i wykonać tylko trzy. Jeśli za dużo dodamy do naszej listy to najzwyklej w świecie nie damy rady. Jeśli chodzi o listę zadań i produktywność to trzeba mierzyć siły na zamiary.
Realistyczna lista ma tez efekt na naszą osobistą motywację, lepiej będziemy się czuli wykonując 100% zaplanowanej pracy niż wykonując 30%.
Dobra lista zadań jest “actionable”.
Nie umieszczaj na liście zadań typu “pozyskaj nowego klienta” lub “wynajmij nieruchomość” tego tupu zadania trzeba rozłożyć na drobniejsze, łatwe do wykonania etapy. Tak więc np. jeśli chcemy wynająć nieruchomość moglibyśmy takie zadanie podzielić na następujące etapy:
- Zrobienie zdjęć
- wykonanie oferty
- prezentacja nieruchomości
- weryfikacja najemcy
- sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego
- podpisanie umowy najmu
I takie właśnie zadania trafiają na naszą listę.
Nie zaczynaj dnia od sprawdzania mejla i profili społecznościowych.
Aby poprawić produktywność w malej firmie bardzo ważne jest aby dobrze zacząć każdy dzień pracy
Niezwykle ważne jest żeby zacząć dzień od zabrania się do tego co zaplanowaliśmy. Zaczęcia dnia od mejli jest całkowitą odwrotnością. Nasz inbox pełny będzie spraw które inni sobie zaplanowali, i chcą zabrać nasz czas. Tak wiec jako pierwsza sprawa na naszej liście może być zrobienie 10 dobrych zdjęć lokalu który chcemy wynająć, tymczasem w naszej skrzynce mailowej czeka już na nas list w którym pan Alfred z firmy XYZ chce umówić się z nami na video konferencję aby zaprezentować nam swoje nowe oprogramowanie (oprogramowanie którego prawdopodobnie i tak nie kupimy). Jak więc lepiej wykorzystamy czas, oddając go za darmo panu Alfredowi czy lepiej zabrać się za to co mamy na dziś zaplanowane na naszej liście i co jest częścią naszych długoterminowych planów ?
Oczywiście, przyjdzie też czas na sprawdzanie i odpisywanie na mejle. Ważne jest jednak aby nie robić tego w czasie rzeczywistym a w zaplanowanych godzinach i tylko w tych godzinach, inaczej będziemy sprawdzać mejla cały dzień.
Takie same zasady dotyczą wiadomości które możemy otrzymywać poprzez komunikatory profili społecznościowych.
Aczkolwiek, jeśli chcemy na poważnie być produktywni to najlepiej bardzo ograniczyć czas jaki marnujemy na profilach społecznościowych.
Systematycznie i skutecznie ograniczaj dystrakcję.
Tak planuj czas i prace aby ograniczyć dystrakcje.
Wyłącz notyfikacje.
Czy twój telefon rozprasza co pięć minut notyfikacją z FB lub nowym mejlem ?
Wyłącz wszystkie zbędne notyfikacje, przeszkadzają one w skupieniu się na tym co naprawdę istotne, czyli na zadaniach które są na naszej liście do wykonania.
Wydrukuj znak “nie przeszkadzać”.
Jeśli często rozpraszają cię współpracownicy to wprowadź znak “nie przeszkadzaj”. Kiedy taki znak znajduje się na naszym biurku znaczy to ze jesteśmy w trakcie robienia czegoś ważnego co wymaga naszego skupienia. I w tym czasie, nie chcemy aby nam przerywano. W niektórych firmach jako takiego znaku używa się słuchawek, jeśli ktoś ma nałożone słuchawki, oznacza to że nie należy im przeszkadzać. Można wtedy np. zostawić karteczkę na jego biurku z wiadomością.
Dobre narzędzia wspomagające produktywność w malej firmie.
Na koniec podzielimy się kilkoma rekomendacjami narzędzi które naszym zdaniem mogą poprawić produktywność w malej firmie. Nie będziemy się tu zagłębiać w temat i opisywać wszystkich tych narzędzi ale podeślemy linki gdzie można dowiedzieć sie więcej i pobrać aplikacje czy też wejść bezpośrednio na witryny internetowe tych narzędzi.
Kanban
Kanban to bardziej system niż pojedyncze narzędzie. Opracowany w Japońskiej firmie Toyota przyczynił się do dużego wzrostu produktywności. Więcej o Kanban tutaj (przewodnik w języku angielskim).
Pomodoro
Pomodoro to genialny system opracowany w latach 80-tych przez włoskiego programistę Francesco Cirillo. System ten polega na podzieleniu pracy na 25 minutowe przedziały pełnego skupienia po których następują krótkie przerwy. Istnieje wiele aplikacji mobilnych jak także dostępnych bezpośrednio na witrynach internetowych jak ta https://tomato-timer.com Polecamy zapoznać się z Pomodoro na oryginalnej stronie twórcy tutaj
Omnifocus
Omnifocus to fantastyczna aplikacja do planowania i zarządzania zadaniami. Idealna aplikacja dla naszej listy zadań. Omnifocus ma też bardzo fajną funkcję która pozwala nam grupować zadania według kontekstu. Więcej informacji na ich oficjalnej witrynie https://www.omnigroup.com/omnifocus
Podsumowanie
Mamy nadzieje że nasz wpis był przydatny i pomoże naszym czytelnikom poprawić produktywność nie tylko w małej firmie ale i we wszystkich aspektach zarówno biznesowych jak i osobistych.
